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Que les réunions soient physiques ou virtuelles, elles sont d’excellents moyens pour booster la productivité d’une équipe. Cependant, elles se doivent d’être performantes. Pour se faire, on vous partage nos meilleurs conseils afin de les rendre agréables mais surtout efficaces !
1 - Des technologies adaptées
Si votre réunion se déroule à distance, il est important d’utiliser des technologies adéquates. Cela implique d’avoir une bonne connexion Internet et des capacités de visio - et d’audioconférence de haute qualité. En effet, la possibilité de voir et d’entendre correctement son interlocuteur sont des facteurs cruciaux pour son efficacité. De nombreux outils permettent d’organiser des réunions par visioconférence. Ils se différencient en fonction de leur fonctionnalités. Faites donc un rapide comparatif des outils existants, et optez pour celui qui répond le mieux à vos besoins.
2 - De la préparation
Avant toute chose, le maître mot pour une réunion réussie : PRÉPARATION. Cette phase est primordiale. Rien de tel qu’une bonne préparation avant le jour J afin de la structurer au mieux. En effet, la personne qui organise la réunion doit se munir d’un « ordre du jour » qu’elle communiquera aux autres participants qui pourront ainsi se préparer en conséquence. Cela peut éviter que les discussions aillent dans tous les sens et de perdre du temps à parler de choses qui ne sont pas pertinentes.
Voici quelques éléments qui peuvent être considérés dans la préparation de l’ordre du jour :
- Liste des sujets
- Description des objectifs de la réunion
- Liste des participants
- Noms des intervenants
- Heure et lieu de la réunion
- Fournir aux participants un bref historique du sujet
Petite info bonus : le ratio temps pour une bonne réunion c’est 80% de préparation et 20% de temps effectif de réunion.
3 - De la vivacité
Un fil conducteur, du tempo, des échanges ! Le succès d’une réunion à distance ou en présentiel repose en grande partie sur des compétences d’animation. Impliquez vos collaborateurs en distribuant la parole, relancez-les et posez des questions afin de favoriser les échanges.
4 - Des objectifs
Terminez la réunion avec un plan d’action. Il est recommandé que la personne qui préside passe en revue ce qui a été discuté. Effectuez un rapide travail d'analyse pour identifier les points à améliorer, concluez et faites un rappel de ce que l'on attend de chaque participant.