Le Mag' : retrouvez chaque semaine des articles et contenus pour améliorer votre quotidien, dans tous les domaines : loisirs, sport, culture, divertissement... bonne lecture !

______________

Le télétravail se développe de plus en plus. Les réunions à distance sont ainsi devenues inévitables. Conférences téléphoniques, visioconférences... La plupart des entreprises ont adopté ce mode de réunion innovant. Cependant, s’assurer que celle-ci soit efficace est une autre paire de manches… Découvrez quelques conseils pour organiser des réunions à distance efficaces.

1/ LE BON OUTIL

De nombreux outils permettent d’organiser des réunions par visioconférence. Ils se différencient en fonction de leur fonctionnalités. Faites donc un rapide comparatif des outils existants, et optez pour celui qui répond le mieux à vos besoins.

2/ PRÉPARER LA RÉUNION EN AMONT

Pour une réunion efficace, rien de tel qu’une bonne préparation avant le jour J. En effet, la personne qui organise la réunion doit se munir d’un « ordre du jour » qu’elle communiquera aux autres participants qui pourront ainsi se préparer en conséquence. Cela peut éviter que les discussions aillent dans tous les sens et qu’on perde du temps à parler de choses qui ne sont pas pertinentes.

Voici quelques éléments qui peuvent être considérés dans la préparation de l’ordre du jour :

• - Liste des sujets
• - Description des objectifs de la réunion
• - Liste des participants
• - Noms des intervenants
• - Heure et lieu de la réunion
• - Fournir aux participants un bref historique du sujet

3/ UNE RÉUNION QUI VIT

Un fil conducteur, du tempo, des échanges ! Le succès d’une réunion à distance repose en grande partie sur des compétences d’animation. Assurez-vous qu’aucun des collaborateurs ne décroche : impliquez-les en distribuant la parole, relancez-les, posez des questions afin de favoriser les échanges.

4/ TERMINER LA RÉUNION AVEC UN PLAN D’ACTION

A la fin de la réunion à distance, il est recommandé que la personne qui préside passe en revue ce qui a été discuté. Effectuez un rapide travail d'analyse pour identifier les points à améliorer, concluez et faites un rappel de ce que l'on attend de chaque participant.

Article rédigé en collaboration avec Comitéo